Inkcotrack: Gestión de Clientes

Listar Clientes

Acceda a la lista de Clientes de Inkcotrack desde el menú principal de la página, opción Clientes, opción Lista de Clientes.

En la lista aparecen enumerados todos los clientes creados en Inkcotrack, mostrándose por cada uno de ellos su nombre, número de identificación, ciudad, dirección, indicador de si se tienen coordenadas geográficas del cliente, opción de aprobación para prospectos y opciones generales. Dentro de las opciones principales que se ofrecen para los usuarios están ver el detalle, modificar y eliminar.

Los clientes puede filtrarlos por el usuario móvil al cual están asignados, por su estado y por el tipo. El estado en éste caso es Geo-referenciado/No Geo-referenciado, que se refiere a si se tienen o no las coordenadas geográficas del cliente registradas en Inkcotrack. El tipo se refiere a clientes que puedan estar marcados como prospectos o aquellos que no lo estén. En ambos casos se pueden mostrar todos los clientes.

Exportar Clientes

Inkcotrack le permite exportar a una archivo de excel el listado de clientes. Para hacerlo, filtre los clientes que desea aparezcan en el archivo usando los filtros y de clic en el botón verde Exportar

Crear Nuevo Cliente

Para crear un nuevo cliente de clic en la opción Clientes del menú principal, opción Crear Cliente.

De ésta manera se despliega el formulario de creación de Clientes, en el cual deberá diligenciar los campos:

• Número ID: Se trata del número de identificación del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 1 y 28 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones medios y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato. Tener en cuenta que no puede haber dos clientes en el sistema con el mismo Número de identificación.

• Nombre: Se trata del nombre del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 3 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Dirección: Se trata de la dirección física del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 8 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Barrio: Se trata del barrio donde está ubicado el cliente. Éste campo es opcional y debe contener entre 0 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Ciudad: Se trata de la ciudad donde está ubicado cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 4 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Teléfono Fijo: Se trata del número telefónico fijo del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono móvil esté vacío y debe contener entre 7 y 16 caracteres, los cuales sólo pueden incluir números o letras del alfabeto. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Teléfono Móvil: Se trata del número telefónico móvil del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono fijo esté vacío y debe contener exactamente 10 caracteres numéricos.

• Prospecto: Indicador de si se trata de un prospecto de cliente.

• Coordenadas: Son las coordenadas geográficas de la ubicación del cliente compuestas por longitud y latitud. Estos campos se llenan automáticamente si dibuja la ubicación del cliente desde el mapa, pero puede diligenciar los campos directamente si tiene la coordenadas. Sí lo hace, tenga en cuenta que la latitud debe tener valores entre -90 y 90 y la longitud entre -180 y 180, ambos con valores decimales, teniendo como separador de decimales la coma (,).

Ubicar cliente

1. Ubique primero en el mapa la zona donde va a ubicar al cliente.
2. De clic en el botón Dibujar Cliente ubicado en la parte superior encima del mapa.
3. De clic sobre el mapa en el punto donde desea ubicar al cliente. Con esto se dibujará el cliente en el mapa. Si desea mover la marca del cliente, de clic sostenido sobre el ícono y arrástrelo y suéltelo en la nueva ubicación.

Una vez diligenciados los campos de clic en el botón azul Crear y confirme dando clic en el botón azul Aceptar del diálogo de confirmación.

Modificar Cliente

Para modificar un cliente, vaya a la lista de clientes, identifique el cliente que desea modificar y de clic en el botón amarillo Modificar asociado en la fila del cliente. De ésta manera se despliega el formulario de modificación de cliente, con los datos actuales del cliente seleccionado. Modifique los campos según su requerimiento teniendo en cuenta:

• Número ID: Se trata del número de identificación del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 1 y 28 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones medios y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato. Tener en cuenta que no puede haber dos clientes en el sistema con el mismo Número de identificación.

• Nombre: Se trata del nombre del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 3 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Dirección: Se trata de la dirección física del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 8 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Barrio: Se trata del barrio donde está ubicado el cliente. Éste campo es opcional y debe contener entre 0 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Ciudad: Se trata de la ciudad donde está ubicado cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 4 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Teléfono Fijo: Se trata del número telefónico fijo del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono móvil esté vacío y debe contener entre 7 y 16 caracteres, los cuales sólo pueden incluir números o letras del alfabeto. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Teléfono Móvil: Se trata del número telefónico móvil del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono fijo esté vacío y debe contener exactemente 10 caracteres numéricos.

• Prospecto: Indicador de si se trata de un prospecto de cliente.

• Coordenadas: Son las coordenadas geográficas de la ubicación del cliente compuestas por longitud y latitud. Estos campos se llenan automáticamente si dibuja la ubicación del cliente desde el mapa, pero puede diligenciar los campos directamente si tiene la coordenadas. Sí lo hace, tenga en cuenta que la latitud debe tener valores entre -90 y 90 y la longitud entre -180 y 180, ambos con valores decimales, teniendo como separador de decimales la coma (,).

Una vez actualizados los campos de clic en el botón azul Modificar y confirme dando clic en el botón azul Aceptar del diálogo de confirmación.

Eliminar Cliente

Para eliminar un cliente, vaya a la lista de clientes, identifique el cliente que desea eliminar y de clic en el botón rojo Eliminar asociado en la fila del cliente y confirme la eliminación dando clic en el botón azul Aceptar del diálogo de confirmación.

Aprobar Prospecto

Los clientes pueden o no estar marcados como prospectos, esto con el fin de poder sacar estadísticas generales, o específicas de clientes y prospectos de clientes. Esta distinción se asigna al crear un usuario o puede llegar a modificarse en cada uno de los clientes desde la opción de Modificar Clientes. Aprobar un prospecto es, en términos simples, quitar ésta marca de prospecto a un cliente. En la la lista de clientes puede identificar éstos clientes porque en su columna prospecto aparece un botón verde Aprobar. Para convertir éste prospecto de cliente en un cliente, de clic en éste botón y confirme dando clic en el botón azul Aceptar del diálogo de confirmación.

Cargar Clientes

Inkcotrack le permite cargar clientes por lotes a través de un archivo CSV delimitado por comas para facilitar la creación de su base de datos de clientes, aunque los clientes no quedan creados directamente en la base de datos de clientes, si no en una base de datos transitoria donde deben ser procesados, la base de datos de Clientes Borrador. Para cargar clientes a través de un archivo de clic en la opción Clientes del menú principal, opción Cargar Clientes.

La página se divide en dos paneles:

• Un panel de carga de archivos, donde usted puede cargar los archivos de clientes a Inkcotrack.

• Un panel de gestión de los archivos de clientes, donde usted puede dar de baja a los archivos o importar los clientes que contienen los archivos.

Estructura del Archivo CVS

El archivo debe ser un archivo CSV delimitado por comas.

La primera fila del archivo siempre debe contener exactamente los siguientes nombres de campos en orden: documento, nombre, direccion, barrio, ciudad, telefono, celular, latitud y longitud.

Los datos de los clientes deben ir en las filas siguientes y deben cumplir los siguientes formatos:

• documento: Se trata del número de identificación del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 1 y 28 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones medios y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato. Tener en cuenta que no puede haber dos clientes en el sistema con el mismo Número de identificación.

• nombre: Se trata del nombre del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 3 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• direccion: Se trata de la dirección física del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 8 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• barrio: Se trata del barrio donde está ubicado el cliente. Éste campo es opcional y debe contener entre 0 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• ciudad: Se trata de la ciudad donde está ubicado cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 4 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• telefono: Se trata del número telefónico fijo del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono móvil esté vacío y debe contener entre 7 y 16 caracteres, los cuales sólo pueden incluir números o letras del alfabeto. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• celular: Se trata del número telefónico móvil del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono fijo esté vacío y debe contener exactemente 10 caracteres numéricos.

• latitud: Se trata de la coordenada geográfica de latitud. Éste campo es opcional. Si el campo no viene vacío debe tener valores entre -90 y 90.

• longitud: Se trata de la coordenada geográfica de longitud. Éste campo es opcional. Si el campo no viene vacío debe tener valores entre -180 y 180.

Carga de Archivo

Para cargar un archivo, vaya al panel Cargar Archivo de Clientes', de clic en el botón gris Seleccionar Archivo ubique en su computador el archivo que desea cargar y seleccionelo. Finalmente de clic en el botón azul Cargar.

Una vez cargado el archivo, éste debe aparecer en la lista del panel de Archivos Cargados, en el cual por cada archivo aparece un nombre que le asigna Inkcotrack al archivo, el tamaño del archivo, el número de registros que contiene, el número de registros que son válidos y que corresponden al formato del archivo descrito previamente, y las opciones de importar o eliminar el archivo.

Importar Archivo

Para importar los clientes de un archivo a la base de datos de clientes, de clic en el botón verde Importar asociado al archivo y confirme dando clic en el botón azul Aceptar del diálogo de confirmación. Los clientes son cargados a la base de datos de Clientes Borrador donde se debe continuar con su proceso.

Eliminar Archivo

Si desea eliminar uno de los archivos cargados, de clic en el botón rojo Eliminar asociado al archivo que desea eliminar y confirme dando clic en el botón azul Aceptar.