Inkcotrack Visitas App: Manual de Aplicación Móvil

Inicio de Sesión

Una vez instalada la aplicación reconozca la aplicación por el nombre InkcotrackVisitas y el logo de Inkco:

Al abrir la aplicación se muestra el formulario de inicio de sesión. Adicionalmente, ésta pantalla muestra la versión de la app y el Serial de Instalación. Éste serial de instalación es seleccionable y es el serial que debe ingresarse en el campo Serial al crear o modificar el dispositivo en Inkcotrack. Ver Gestión de Dispositivos

Para iniciar sesión en la app, ingrese su nombre de usuario y clave y presione el botón azul Iniciar Sesión. Para el inicio de sesión es requerido que el dispositivo tenga conexión a internet, al menos la primera vez. Como tal la aplicación puede funcionar fuera de línea, pero requiere que se haya iniciado sesión por lo menos una vez. Cuando no haya una conexión de internet la aplicación muestra una alerta preguntando se desea hacer un inicio de sesión fuera de línea. De dar clic en Sí, la app hará una validación contra la última autenticación realizada.

Una vez iniciada sesión se presenta el menú principal de la aplicación, que muestra el usuario y nombre de la persona que ha iniciado sesión. El menú principal está compuesto de 4 opciones principales:

• Clientes, que muestra los clientes almacenados en el dispositivo y a los cuales debe visitar el usuario.
• Consultas, permite consultar visitas y cumplimientos de ruta de cualquier fecha.
• Sincronizar, permite descargar datos del servidor y cargar datos al servidor.
• Salir, cierra la aplicación móvil.

Adicionalmente, en la parte inferior de la pantalla muestra datos para ayudar con el soporte:

• Ubicación: Muestra si la ubicación está habilitada en el dispositivo.
• Versión: Versión de la aplicación móvil.
• Periodo de Ubicación: Periodo de cada cuanto tiempo la app va intentar obtener la ubicación.
• Periodo de Envío: Periodo de cada cuanto tiempo la app va a intentar enviar las ubicaciones que tiene almacenadas.
• Hora de Inicio: Hora de la última vez que se inició la app.
• Última ubicación: Hora de la última ubicación que pudo obtener la app del dispositivo.
• Estado de red: Muestra si el estado de conexión a red está activo o inactivo.

Finalmente, se muestra el serial de instalación de la app usado al momento de crear el dispositivo en Inkcotrack. Ver Gestión de Dispositivos

Sincronización de Datos

La sincronización consiste en el intercambio de datos de la aplicación móvil con el servidor. Estas operaciones se desarrollan desde la pantalla Sincronizar de la aplicación móvil. Hay dos tipos de sincronización, el primero de ellos es el de descarga, en el cual se obtienen datos desde el servidor de Inkcotrack y se descargan al móvil, de éstas hay dos sincronizaciones: Clientes y Resultados de Visita. El segundo tipo de sincronización es el de carga, en el cual se envían al servidor datos que hayan sido generados con la app, dentro de las cuales encontramos: Visitas, Geo-referenciaciones y Clientes Potenciales. Para realizar cualquiera de las sincronizaciones, se requiere conexión a internet.

• Clientes: La sincronización de clientes le permite descargar los clientes que tiene programados para visitar en el día en curso. Esta sincronización debe realizarse una vez por día, al inicio de la jornada laboral. En la parte derecha aparece el número de clientes almacenados en el teléfono.
• Resultados de Visita: La sincronización de clientes le permite descargar los resultados de visita que puede asociar a las visitas que registre desde la app. Todas las visitas deben tener asignado un resultado. Esta sincronización es obligatoria y debe realizarse la primera vez que se ingrese a la app y cada vez que se modifique la lista de resultados de visita. En la parte derecha aparece el número de resultados de visitas almacenadas en el teléfono.
• Visitas: La sincronización de visitas le permite enviar al servidor de Inkcotrack las visitas que se hayan registrado con la app y que aún no se tenga confirmación de carga. Normalmente, todas las visitas son almacenadas en el dispositivo y se intentan enviar al servidor una vez se dan por terminadas, y sólo se borran las visitas cuando se obtiene una confirmación del servidor de que la visita fue cargada satisfactoriamente. A la izquierda aparece la cantidad de visitas que aún permanecen pendientes por enviar al servidor de Inkcotrack.
• Geo-referenciación: La sincronización de geo-referencias le permite enviar al servidor de Inkcotrack las geo-referencias (coordenadas geográficas de la ubicación) de clientes que haya tomado y aún no hayan sido cargadas al servidor. Normalmente, todas las geo-referencias son almacenadas en el dispositivo y se intentan enviar al servidor, y sólo se borran del dispositivo una vez se obtiene una confirmación del servidor de su recepción y almacenamiento. A la izquierda aparece la cantidad de geo-referencias que aún aparecen pendientes por enviar al servidor de Inkcotrack.
• Clientes Potenciales: La sincronización de clientes potenciales le permite enviar al servidor de Inkcotrack los clientes potenciales que haya creado desde la app y que aún no se han podido cargar. Normalmente, al crear un cliente potencial, éste se almacena en la memoria del dispositivo e intenta cargarse inmediatamente al servidor, y sólo se eliminan de la memoria del dispositivo una vez se tenga confirmación del servidor de su recepción y almacenamiento. A la izquierda aparece la cantidad de clientes potenciales que aún aparecen pendientes por enviar al servidor de Inkcotrack.

Ruta

La ruta es el conjunto de clientes que el usuario móvil debe visitar en un día y se sincroniza desde la opción Sincronizar del menú principal, específicamente en la descarga de clientes. Ésta ruta se puede visualizar al entrar a la opción Clientes del menú principal, y allí se listan todos los clientes almacenados en el dispositivo, los sincronizados por ruta y los clientes que se hayan descargado y almacenado por búsqueda. La lista está ordenada alfabéticamente y muestra un cuadro de selección que indica si el cliente ya tiene registrada una visita en el día actual.

Búsqueda de Clientes

Aunque la sincronización de clientes únicamente descarga los clientes que están programados para visitar, la aplicación móvil le da la opción de registrar visitas no programadas a clientes, para ello debe realizar una búsqueda del cliente utilizando el menú contextual de la lista de clientes y seleccionando la opción Buscar Cliente. El menú contextual aparece en la parte superior derecha de la pantalla como tres puntos alineados verticalmente.

La búsqueda de clientes sólo se puede realizar teniendo conexión a internet. Puede realizar la búsqueda de clientes por nombre o por número de identificación. Seleccione el tipo de búsqueda, ingrese el criterio de búsqueda y presione el botón azul Buscar

Si la búsqueda genera resultados, éstos se presentan en una pantalla ordenados alfabéticamente por el nombre de los clientes. Para almacenarlos en el dispositivo, seleccione los clientes dando clic en el nombre y de clic en el botón azul Guardar ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Creación de Clientes Prospecto

La app le permite crear Clientes prospecto, que una vez aprobados y asignados pueden llegar a ser parte de las rutas. Para crear un cliente prospecto abra el menú contextual de la lista de clientes y seleccione la opción Crear Cliente Prospecto.

Diligencie el formulario teniendo en cuenta:

• Documento de Identificación: Se trata del número de identificación del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 1 y 28 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones medios y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato. Tener en cuenta que no puede haber dos clientes en el sistema con el mismo Número de identificación.

• Nombre: Se trata del nombre del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 3 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Dirección: Se trata de la dirección física del cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 8 y 64 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Barrio: Se trata del barrio donde está ubicado el cliente. Éste campo es opcional y debe contener entre 0 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Ciudad: Se trata de la ciudad donde está ubicado cliente. Éste campo es obligatorio y debe contener entre 4 y 32 caracteres, los cuales sólo pueden incluir letras del alfabeto, números, guiones y puntos. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Teléfono Fijo: Se trata del número telefónico fijo del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono móvil esté vacío y debe contener entre 7 y 16 caracteres, los cuales sólo pueden incluir números o letras del alfabeto. Cualquier otro carácter no cumplirá con la validación y generará un error de formato.

• Teléfono Móvil: Se trata del número telefónico móvil del cliente. Éste campo es obligatorio en caso que el teléfono fijo esté vacío y debe contener exactamente 10 caracteres numéricos.

Adicionalmente, mientras diligencia el formulario la aplicación intenta obtener la ubicación del dispositivo para que el cliente quede geo-referenciado de una vez.

Al finalizar de clic en el botón azul Guardar.

Geo-referenciación de Clientes

La geo-referenciación consiste es asignar coordenadas geográficas obtenidas por el dispositivo al cliente, con el fin de poderlo ubicar en un mapa. La aplicación no permite registrar visitas a los clientes que no se encuentren geo-referenciados, puesto que hace obligatoria la geo-referenciación de los clientes. Al seleccionar cualquiera de los clientes de la lista de clientes, se muestra la información general del cliente, la cual incluye: documento de identificación, nombre, dirección, ciudad, barrio, teléfono fijo y teléfono móvil. Cuando no se tienen coordenadas del cliente, se muestra un botón Georreferenciación para poder realizar la geo-referenciación. Para poder geo-referenciar el cliente, es necesario tener activada la ubicación en el dispositivo y estar ubicado en las instalaciones del cliente.

Para Geo-referenciar el cliente, de clic en el botón azul Georreferenciación. A continuación, se abre una pantalla en la cual aparece el nombre del cliente y la aplicación empieza a tratar de capturar la ubicación del dispositivo en segundo plano. Cuando se haya obtenido la ubicación se actualizará en pantalla el campo precisión, el cual hace referencia a la precisión en metros de la ubicación obtenida; entiéndase ésta precisión como el error intrínseco en metros que pueden llegar a tener las coordenadas. La aplicación continua obteniendo coordenadas mientras la pantalla esté abierta y tomará las coordenadas con mejor precisión, es decir, cuyo valor de precisión en metros sea menor, e irá actualizando este valor en pantalla. Procure que el valor de la precisión no supere los 100 metros.

Adicionalmente, y dependiendo de la configuración de Inkcotrack, puede tomarse una foto del lugar y adjuntarse a la geo-referencia. Ésta foto puede ser obligatoria u opcional dependiendo de las configuraciones de la plataforma. Para tomar la foto sencillamente de clic en el botón azul Tomar Foto, aguarde a que se abra la cámara, tome la foto y confírmela para adjuntarla a la geo-referencia. Finalmente, una vez obtenida la ubicación y tomada la foto, de clic en el botón azul Enviar para cargar la información al servidor. De no poderse enviar la información de la geo-referencia al servidor de Inkcotrack la aplicación almacena la geo-referencia en memoria quedando pendiente de envío, para que cuando tenga conexión sea enviada desde la opción Sincronizar ítem Geo-referenciación.

Registro de Visitas

Para el caso de los clientes que ya están geo-referenciados, al seleccionar cualquiera de los clientes de la lista de clientes, igual se muestra la información general del cliente, la cual incluye: documento de identificación, nombre, dirección, ciudad, barrio, teléfono fijo y teléfono móvil; pero en éste caso aparece en lugar de el botón Georreferenciación aparece el botón Visitar. Para poder registrar una visita al cliente es necesario tener activada la ubicación en el dispositivo y estar ubicado preferiblemente en las instalaciones del cliente.

Para registrar una visita a un cliente, de clic en el botón azul Visitar. A continuación, se abre una pantalla en la cual aparece el nombre del cliente, puede seleccionar el resultado de la visita y adjuntar una foto, mientras la aplicación empieza a tratar de capturar la ubicación del dispositivo en segundo plano. En éste momento se da inicio a la visita y queda automáticamente registrada la hora de inicio de la visita. Debe mantener ésta pantalla activa en la aplicación durante la visita, para así registrar su duración. Puede minimizar la app, pero no debe cerrarla.

Cuando se van obteniendo ubicaciones se actualiza en pantalla el campo precisión, el cual hace referencia a la precisión en metros de la ubicación obtenida; entiéndase ésta precisión como el error intrínseco en metros que pueden llegar a tener las coordenadas. La aplicación continua obteniendo coordenadas mientras la pantalla esté abierta y tomará las coordenadas con mejor precisión, es decir, cuyo valor de precisión en metros sea menor, e irá actualizando este valor en pantalla. Procure que el valor de la precisión no supere los 100 metros.

Una vez finalizada la visita, seleccione el resultado de la misma. Dependiendo de la configuración, puede que sea obligatorio u opcional tomar una foto y adjuntarla a la visita. Si requiere tomar una foto de clic en el botón azul Tomar Foto, aguarde a que se abra la cámara, tome la foto y confírmela para adjuntarla a la visita. Una vez finalizada la visita de clic en el botón azul Finalizar Visita para cargar la visita al servidor. De no poderse enviar la información de la visita al servidor de Inkcotrack la aplicación almacena la visita en memoria quedando pendiente de envío, para que cuando tenga conexión sea enviada desde la opción Sincronizar ítem Visitas.

Consultas

La aplicación móvil tiene una opción para realizar un par de consultas en línea referentes al cumplimiento de ruta y a las visitas registradas para un día específico. Cómo las consultas son en línea, requieren que al momento de realizarse el dispositivo tenga conexión a internet ya sea por datos o por WiFi. Al dar clic en la opción Consultas del menú principal, se despliega una pantalla en la cual puede seleccionar la fecha para la cual desea realizar la consulta. Por defecto aparece la fecha actual. Tenga en cuenta, que las visitas que estén pendientes por enviar en el dispositivo no aparecerán, únicamente se muestran las visitas que ya están registradas en el servidor.

Para consultar todas las visitas registradas por el usuario actual el día seleccionado en la pantalla de Consultas, de clic en el botón azul Visitas, de esta manera la app consultará en el servidor de Inkcotrack y presentará los resultados en una pantalla en la cual aparecerán las visitas ordenadas por hora de realización. Por cada visita se muestra el nombre del cliente, la hora de la visita, la distancia calculada entre las coordenadas de la visita y las coordenadas del cliente, y el resultado de la visita. Adicionalmente, el color de fondo de la visita aparecerá en verde si la visita se interpreta como realizada en sitio, en función de la distancia de visita máxima, y rojo si se considera que la visita no se realizó en sitio.

Para consultar cumplimiento de ruta por parte del usuario actual para el día seleccionado en la pantalla de Consultas, de clic en el botón azul Cumplimiento de Ruta, de esta manera la app consultará en el servidor de Inkcotrack y presentará los resultados en una pantalla en la cual aparecerán las visitas programadas ordenadas alfabéticamente, seguidas de las visitas realizadas fuera de ruta. Por cada visita programada se muestra el nombre del cliente y si el cliente fue Visitado o quedó Sin Visitar, y para el resto de visitas aparecen como Fuera de Ruta.